Har du styr på din bogholder? - Erhvervs Consult Registreret Revisor Tonny Skov Pedersen
1582
post-template-default,single,single-post,postid-1582,single-format-standard,qode-quick-links-1.0,ajax_leftright,page_not_loaded,,paspartu_enabled,qode_popup_menu_push_text_right,footer_responsive_adv,qode-content-sidebar-responsive,transparent_content,qode-theme-ver-11.2,qode-theme-bridge,wpb-js-composer js-comp-ver-5.2.1,vc_responsive
 

Har du styr på din bogholder?

Har du styr på din bogholder?

Har du styr på din på din bogholder – Har din bogholder styr på dig.

Foranlediget af flere forhold mener jeg faktisk, at det er på tide at gøre opmærksom på, at der forefindes flere opfattelser af, hvordan og hvorledes et samarbejde mellem en bogholder og en kunde skal aftale og ikke mindst, hvordan eks. offentlige myndigheder opfatter sådan et samarbejde.

Dette i modsætning til de offentlige godkendte revisorer, statsautoriserede og registrerede revisorer, hvor der er en lang række lovbestemmelser og standarder, som regulerer forholdet mellem den godkendte revisor og kunden.

For så vidt angår bogholderen forefindes der ikke en tilsvarende lovregulering, hvorfor det er meget broget, hvad der egentlig er af gældende regler og aftaler, når man som kunde eller bogholder indgår i et samarbejde.

Ved uoverensstemmelser mellem bogholder og kunde, så er der reelt kun en mulighed for at få vurderet forholdene, og det er i form af et civilt søgsmål og behandling i retssystemet, idet der ikke findes nogen form for klagemuligheder eller andet, som kan foretage en vurdering af de aktuelle forhold.

Det interessante er så, at SKAT (Ja, du læser rigtigt) i efteråret 2014 har udgivet 2 forskellige publikationer, som giver et udmærket ”indspark” og den efter SKAT’s opfattelse nødvendige forståelse af situationen mellem bogholder og kunder.

 

De 2 publikationer er

Har du en ekstern bogholder?

Hvad kan du forvente af din bogholder?

Hvad er din opgave i forhold til bogholder?

Din rolle som bogholder

Hvad kan virksomheden forvente af dig som bogholder?

Hvilke opgaver har virksomhedsindehaveren i forhold til dig som bogholder?

 

Begge publikationer er skrevet i et let forståeligt sprog og opremser faktisk de væsentligste forhold, som man som bogholder eller kunde bør iagttage og forstå betydningen af, især da det må anses for at være SKAT’s opfattelse af, at tilstanden mellem bogholder og kunder efterlever disse regelsæt som et minimum.

Har du en ekstern bogholder

Indledningsvis henvises til hhv. Bogføringsloven og Krav til det skattemæssige årsregnskab for visse mindre virksomheder (mindstekravsbekendtgørelsen) Følg linket hvis du vil læse mere.

Publikationen er på side 2 indelt i 5 hovedpunkter.

 

1. Lav en skriftlig aftale

Hvis du ikke allerede har en samarbejdsaftale, så kan det kun tilrådes, at der bliver udfærdiget en samarbejdsaftale, som indeholder de i publikationen punkter som minimum.

HUSK! Samarbejdsaftaler kan ikke indeholde nogen form for binding af kunden eller bogholderen, idet aftalen skal kunne opsiges reelt uden varsel.

Det kan også tilrådes, at samarbejdsaftalen indeholder aftale om honorarer, timepriser, samlet honorar m.v. samt bestemmelse om udførelse af ekstra opgaver i henhold til separat aftale m.v.

2. Få styr på dine bilag

Hav en klar aftale om, hvor og hvordan bogholderen skal udføre sin assistance samt ikke mindst, hvilket regnskabsprogram som anvendes.

Aftal med bogholderen om bilagsmateriale m.v., hvordan dette skal organiseres og afleveres. Skal bilagsmaterialet sendes, afhentes, scannes eller uploades til et fællesdrev i ”skyen” eller lignende.

3. Godt samarbejde

Ja, det er næsten en selvfølge, men hvori består et godt samarbejde?

Et godt samarbejde består følgelig i løbende og fornuftig dialog med bogholderen, således alle forhold kommer til bogholderens kendskab. Herudover som en naturlig følge heraf, at bogholderen stiller de nødvendige spørgsmål og kommer med forslag til rettelser og ændringer.

Bogholderen påser i forbindelse med sin assistance, at især bogføringslovens regler er overholdt, se publikationen med eksempler på forhold, som SKAT anser for en bogholders opgave at kontrollere.

Udarbejder bogholderen også årsregnskabet skal kravene til årsregnskabet følgelig overholde årsregnskabslovens bestemmelser, hvis årsregnskabet aflægges efter denne lov. Under alle omstændigheder skal årsregnskabet overholde kravene til et skatteregnskab jf. Krav til det skattemæssige årsregnskab for visse mindre virksomheder (mindstekravsbekendtgørelsen). OBS! En saldobalance fra et regnskabsprogram overholder ikke kravene til et årsregnskab, ej heller til et skatteregnskab.

4. Indberet rettidigt til SKAT og spar penge

Det er meget enkelt – Det er dyrt at være i restance til SKAT. Renter og gebyrer er ikke fradragsberettigede i den skattepligtige indkomst.

Det er altid virksomhedens indehaver/ledelse, som har ansvaret for korrekt indberetning af selvangivelse, årsregnskab, moms, lønninger m.v.. Det kan aldrig fraskrives som ansvar over en bogholder eller for den sags skyld en godkendt revisor.

Hvis bogholder eller den godkendte revisor har begået fejl, så er dette alene et forhold mellem kunden og bogholder/godkendt revisor, og reelt SKAT uvedkommende.

Det kan være en stor hjælp for mange kunder, at bogholderen får adgang til virksomhedens skattemappe på SKAT TastSelv Erhverv, hvor det samtidig aftale, at bogholderen kan foretage de nødvendige indberetninger til SKAT efter forudgående accept fra kunden samt det forhold, at bogholderen har adgang til oplysninger, som SKAT har registreret i sine systemer.

Adgangen til SKAT’s systemer kan passende indgå som et punkt i en samarbejdsaftale jf. punkt 1 ovenfor.

5. Dit ansvar

Det gentages i dette sidste punkt igen, at det er indehaveren/ledelsen som har ansvaret for alle indberetninger, som foretages til SKAT. Det gælder i øvrigt også andre indberetninger til offentlige myndigheder, herunder eks. Erhvervsstyrelsen m.fl..

Det er derfor indehaveren/ledelsen som skal kunne svare på og redegøre for, hvad der er indberettet samt ikke mindst stå til ansvar for, at indberetningerne er korrekte.

Derfor kan det kun anbefales, at alle indberetninger først må foretages efter det tidspunkt, hvor du som indehaver/ledelse har acceptereret og forstået indberetningen.

Din rolle som bogholder

Indledningsvis henviser SKAT til www.skat.dk/erhverv, hvor der forefindes informationer til brug for virksomheder og rådgivere.

Selve publikationen indeholder 4 hovedpunkter

 

1. Lav en skriftlig aftale

Udarbejd en aftale med kunden, som indeholder som minimum de af SKAT anførte forhold.

Herudover eventuelt nærmere aftale om honorarer, timepriser og betalingsbetingelser m.v..

2. Dine forpligtelser

Udover at udføre den aftale assistance for kunden, så bør bogholderen være opmærksom på, at såvel bogføringslovens bestemmelser overholdes samt ikke mindst, at kravene til bilagsmaterialet er opfyldt og kan godkendes ved en efterfølgende kontrol af SKAT.

Der er derfor en nødvendighed med en løbende dialog med kunden, herunder meddelelser fra bogholderen omkring bilagsmaterialets eventuelle mangler og konsekvensen heraf samt vejledning i de forskellige regelsæt og skatteregler for fradrag m.v.

Endvidere som bogholder at hjælpe virksomheden med at få indberettet rettidigt til SKAT m.fl..

Til sidst ikke at forglemme: Overholde de aftalte ”deadlines”, og giv besked i god tid, hvis de aftalte tidspunkter ikke kan overholdes.

3. Hold virksomhedsejeren orienteret

Til sikring af et godt samarbejde er det vigtigt løbende at holde virksomhedsejeren orienteret om udviklingen i virksomhedens økonomi. Rapportering ved hjælp af saldobalancer og gennemgang af nøgletal m.v. samt kommende forpligtelser er nødvendigt.

Som godkendt revisor vil det i tilfælde, hvor der er tilknyttet en revisor til virksomheden være en rigtig god idé med en løbende dialog mellem bogholder, revisor og ikke mindst virksomhedsindehaveren/ejerne.

4. Virksomheden har det endelige ansvar

Gør det klart, at det regnskab m.v. er i sidste ende virksomhedens/ejernes ansvar, hvilket bevirker, at ansvaret kan ikke henføres til bogholder eller revisor.

Ansvaret for virksomheden/ejerne gælder i øvrigt også andre indberetninger som moms, selvangivelser m.v..

Det skal dog bemærkes, at både revisorer og bogholdere følgelig har et ansvar for udførelsen af sit arbejde, hvorved virksomheden/ejerne kan rejse krav mod bogholder og/eller revisor for fejl og mangler i det udførte arbejde.

Dette var så en gennemgang af de 2 publikationer fra SKAT, som jeg i hvert fald kan konstatere ikke er blevet så udbredte, som man kunne have ønsket. Det finder jeg meget beklageligt, idet publikationerne faktisk på en relativ og enkelt måde beskriver de mest enkle og elementære forhold, som man i et samarbejde med en bogholder bør være opmærksom på.

Hvor mange har reelt et aftalebrev/skriftlig aftale med sin bogholder?

For godkendte revisorer er det et krav, at der skal foreligge et aftalebrev mellem kunden og revisoren i de tilfælde, hvor den godkendte revisor skal afgive en erklæring på årsregnskabet m.v.. Foreligger der ikke en aftale underskrevet af begge parter, så kan den godkendte revisor risikere en sanktion(læs: bøde) ved klage til revisornævnet.

 

Afslutning

Det kan kun anbefales, at der ved samarbejde med en bogholder eller regnskabsbureau m.v. kræves en skriftlig aftale med udgangspunkt i SKAT’ publikationer. Få derudover en helt klar aftale om honorarer og ikke mindst opbevaring/udlevering af originalt bilagsmateriale.

Originalt bilagsmateriale bør returneres straks efter endt brug fra bogholderen, således virksomheden/ejerne selv drager omsorg for, at bilagsmaterialet opbevares betryggende.

Vi ser og har gennem de senere år set en udvikling af forskellige måder at håndtere virksomhedernes bogføring på, hvilket følgelig gerne skulle være med til at dels lette opgaven med bogholderiet og dels frigøre ressourcer fra virksomhederne/ejerne til andre måske mere relevante områder i virksomheden.

Som virksomhedsejere er det imidlertid ofte noget af en satsning, at outsource/overlade hele bogholderiet/regnskabet til trediemand uden sikkerhed for, at dette bliver varetaget korrekt. Derfor bør virksomhedsejeren kræve en løbende rapportering i form af periodebalancer og eventuel gennemgang heraf med bogholderen.

Virksomheder/ejere bør være ekstremt varsomme med at tage imod råd og vejledning fra parter, hvor der ikke forudgående er indgået en formel aftale om samarbejdet. Hvordan kan man som virksomhed/ejer overhovedet kunne anvende råd og vejledning fra personer m.v., som intet nærmere kendskab har til netop den aktuelle virksomheds/ejers forhold, herunder forudsætninger for korrekt bogføring, fradragsret m.v. samt ikke mindst det erhvervsmæssige formål med eks. en omkostning. (Du kunne som virksomhed/ejer reelt spørge den ”søde kassedame” i supermarkedet næste gang, du handler… Svaret har samme værdi, som det du får af en ukendt trediemand).

UPS. Tilbage til emnet igen!

Få en aftale på plads mellem virksomhed og bogholder, som minimum indeholder de af SKAT anførte punkter, så er samarbejdet som udgangspunkt etableret og kan forhåbentlig resultere i en positiv og spændende fremtid for alle parter.

Som altid er jeg åben for kommentarer og spørgsmål til mine blogindlæg.

Digiprove sealCopyright secured by Digiprove © 2017
Tonny Skov Pedersen
info@erhvervs-consult.dk
Ingen Kommentarer

Skriv en kommentar

WordPress spam blokeret af CleanTalk.